Стандарт предприятия. Порядок разработки и внедрения,требования к построению, изложению, содержанию и оформлению положения о подразделении

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________  г.

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

Порядок разработки и внедрения,требования к построению, изложению, содержанию
и оформлению положения о подразделении

Экземпляр № ____________

ОАО «Компания»

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества
Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию
и оформлению положения о подразделении

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом rflhjd

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ОАО «Компания» от » » 20__ г. №

3.Требования СТП СМК _________соответствуют требованиям
стандарта ISO 9001:2008

Содержание

1. Область применения и сфера действия
2. Нормативные ссылки
3. Определения и сокращения
4. Общие положения
5.Требования к содержанию положения о подразделении
6.Требования к оформлению положения о подразделении
7.Порядок внесения изменений в положение о структурном подразделении
8.Учет и хранение положения о подразделении
9.Контроль соблюдения требований стандарта
Приложение А «Форма листа регистрации изменений»
Приложение Б «Форма листа ознакомления с положением»
Приложение В «Форма первого листа положения о подразделении»
Приложение Г «Форма таблицы служебных взаимоотношений подразделения»
Приложение Д «Форма журнала регистрации положений о структурных подразделениях»
Приложение Е «Форма журнала выдачи копий положений о подразделениях»
Приложение Ж «Форма протокола проверки подразделений»
Лист регистрации изменений

1 Область применения и сфера действия

1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения, проведения изменений Положений о структурных подразделениях.
1.2 Инструкция обязательна для всех подразделений ОАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящей инструкции учтены требования следующих документов:
— ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.»
— ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования.»
— ГОСТ Р 1.5 — 92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»;

3 Определения и сокращения

3.1 Определения:
Положение о структурном подразделении — нормативно-правовой документ, определяющий порядок образования, организацию работы, цели и функции, функциональные взаимоотношения структурного подразделения.
Структурное подразделение — обособленное подразделение предприятия, наделенное собственными целями и функциями.
Цель — общее назначение подразделения, желаемый результат деятельности подразделения, достигаемый путем успешного осуществления функций.
Функция — направление деятельности подразделения.
Задачи — этапы успешного осуществления функции.
Права подразделения — возможность требовать (рекомендовать, запрещать, предлагать) от других структурных подразделений предприятия выполнения каких-либо действий или предоставление данных.

3.2 Сокращения:
СМК — система менеджмента качества;
СТП — стандарт предприятия;
МИ — методические инструкции;
ОК — отдел кадров;
ОТК — отдел технического контроля;
ОАО — открытое акционерное общество.

4 Общие положения

4.1 Положение разрабатывается только о самостоятельных структурных подразделениях, например о цехе, отделе, имеющих свои особые функции и задачи. Положения не разрабатывается о бюро, входящих в состав более крупного подразделения (отдела), и службах, объединяющих отдельные структурные подразделения (например: служба главного инженера и т.д.).
4.2 Положение о структурном подразделении разрабатывается и корректируется руководителем структурного подразделения в следующие сроки:
— в случае создания нового структурного подразделения не позднее 1 месяца от даты его создания;
— в случае необходимости внесения изменений в действующее положение (изменение наименования, целей, функций, взаимосвязей и других основополагающих моментов) не позднее 2 недель от даты вступления в силу изменений. Порядок внесения изменений определен в соответствующем разделе настоящей инструкции.
4.3 Положение о структурном подразделении согласовывается с руководителем соответствующей службы, ведущим инженером по СМК, начальником юридического отдела, начальником отдела кадров, в случае необходимости с руководителями заинтересованных смежных подразделений, и утверждается генеральным директором, либо его первым заместителем. Согласующие подписи располагаются в конце текста положения о подразделении, обязательно должны быть указаны дата подписи, должность и расшифровка подписи.
4.4 Согласующие подписи означают:
— руководителя службы — правильность изложенной в положении информации: цели, функции, задачи, взаимоотношения, права, подчиненность подразделения, ответственность руководителя подразделения;
— начальника отдела кадров — соответствие указанных в положении наименований структурных подразделений, должностей, структуры подразделения штатному расписанию; выполнение требований к оформлению положения;
— начальника юридического отдела — соответствие изложенной в положении информации действующему законодательству;
— ведущего инженера по СМК — соответствие положения требованиям системы менеджмента качества.
4.5 Срок действия положения — от даты утверждения в течение 5 лет, в случае внесения изменений — в течение 5 лет от даты внесения последнего изменения. Руководители структурных подразделений обязаны проверять корректность информации, содержащейся в положении о структурном подразделении, не реже 1 раза в год и, в случае необходимости, вносить предложения по ее актуализации.

5 Требования к содержанию положения о подразделении

5.1 Необходимые разделы положения о подразделении (очередность разделов обязательна):
— наименование положения с указанием наименования структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;
— общие положения;
— цели;
— функции и задачи;
— внутренняя структура;
— права;
— взаимоотношения с другими подразделениями;
— ответственность руководителя структурного подразделения;
— заключение;
— лист регистрации изменений (форма в приложении А);
— лист ознакомления с положением (форма в приложении Б).
5.2 Текст положения о подразделении должен быть точным, не допускать различных толкований, и логически последовательным.
5.3 Первый лист положения о подразделении оформляется в соответствии с приложением В.
5.4 В разделе «Общие положения» должно быть указано:
— полное (в соответствии со штатным расписанием) и сокращенное (в соответствии с принятыми на предприятиями сокращениями) наименование структурного подразделения;
— характеристика места подразделения в организационной структуре предприятия:
— в состав какой службы входит подразделение, кому из руководителей высшего уровня предприятия подчинено подразделение;
— кто непосредственно руководит подразделением (наименование должности в соответствии со штатным расписанием);
— с какими сторонними организациями и подразделениями предприятия сотрудничает в процессе деятельности (перечень);
— перечень документов, регламентирующих работу подразделения.
— перечень основных нормативных документов (сторонних и внутренних), регламентирующих работу подразделения.
5.5 Раздел «Цели» содержит формулировку целей подразделения, направляющих деятельность подразделения, предназначение, роль подразделения в организационной структуре предприятия. Под целью подразделения понимается результат, достижение которого является необходимым и предопределяет направление, характер деятельности подразделения.
5.6 Раздел «Функции и задачи» является основным разделом положения о подразделении и содержит характеристику этого подразделения на предприятии. Функции в больше степени ориентированы на производственный процесс деятельности, функция раскрывает пути достижения обозначенной цели подразделения. Задачи должны быть ориентированы на конечный результат деятельности, более частные и конкретные по сравнению с функциями. Целесообразно при описании задач ориентироваться на последовательность операций в процессе функционирования применительно к данному подразделению. Формулировка каждой функции и задачи должно быть:
— предметным — то есть, определять какая деятельность осуществляется и каких объектов касается;
— уникальным — то есть, характерным для данного конкретного подразделения;
— определенным в пространстве — то есть, содержать данные о том, какого участка деятельности касается данная функция или задача и кто является ее исполнителями.
5.7 В разделе «Внутренняя структура» должны содержаться следующие сведения:
— перечень, полные и сокращенные (в соответствии со штатным расписанием) наименования составных частей подразделения (участки, бюро);
— наименование должностей (в соответствии со штатным расписанием) руководителей каждого из составных частей подразделения и указание кому непосредственно они подчиняются.
5.8 Раздел «Права» включает перечень прав, которыми пользуется руководитель подразделения, его сотрудники по отношению к другим подразделениям предприятия.
5.9 Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями» включает характеристику как входящей, так и исходящей информации, которой данное подразделение обменивается с другими подразделениями предприятия. При отражении информационных связей целесообразно осуществлять группировку документов (и работ) по 4 позициям:
— базовая информация (директивно-инструктивная, нормативные данные);
— планово-отчетные;
— оперативная;
— прочая информация.
Рекомендуется данный раздел представлять в виде таблицы с заголовками «Подразделение передает», «Подразделение получает»; в графах таблицы указывается наименование подразделений, вид документа, срок, периодичность (форма таблицы в приложении Г). Возможно также раскрыть взаимоотношения подразделения через перечисление подразделений, сторонних подразделений, функционально связанных с ним, и перечислением по каким именно вопросам происходит взаимодействие. Наименования всех структурных подразделений должны соответствовать штатному расписанию.
5.10 Раздел «Ответственность начальника подразделения» включает характеристику основных позиций, по которым руководитель подразделения несет персональную ответственность перед вышестоящим руковод-ством. Например, недостоверность подготавливаемых подразделением документов, неправильное применение нормативных документов, регламентирующих работу подразделения. В случае необходимости подчеркивается также степень ответственности — полная или частичная.
5.11 Раздел «Заключение» должен содержать:
— перечень нормативных документов, в соответствии с которыми составлено настоящее положение о подразделении;
— список должностных лиц, имеющих право вносить предложения об его изменении.

6 Требования к оформлению положения о подразделении

6.1 Разделы положения о подразделении могут делиться на пункты, пункты при необходимости могут делиться на подпункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами (например, 5, 5.1, 5.1.1).
6.2 Заголовки разделов печатаются с прописной буквы, не подчеркиваются, выделяются полужирным шрифтом.
6.3 Внутри пунктов и подпунктов могут содержаться перечисления, пред каждой позицией перечисления ставят дефис или строчную букву, перед которой ставится скобка (например, а), б)).
6.4 Для текстовой части положения о подразделении используется шрифт Times New Roman № 14, полуторный междустрочный интервал.
6.5 Все листы положения о подразделении должны быть пронумерованы. Нумерация листов располагается в нижнем правом углу листа.

7. Порядок внесения изменений в положение о структурном подразделении

7.1 Необходимость внесения изменений может быть вызвана производственной необходимостью (изменение организационной структуры, изменение функций подразделения) и по результатам внешних аудитов.
7.2 Основанием для внесения изменений в действующее положение о подразделении является служебная записка руководителя структурного подразделения, согласованная с руководителем данной службы и начальником юридического отдела; служебная записка передается в отдел кадров.
7.3 Внесение изменений в оригинал положения о подразделении осуществляет отдел кадров с оформлением извещения об изменении и служебной записки руководителю структурного подразделения о необходимости внесения изменений в копию положения, хранящейся в подразделении.
7.4 Изменение в положение о подразделении вступает в силу с момента утверждения извещения об изменении.
7.5 Внесение в копию положения о подразделении, хранящейся в структурном подразделении, вносит руководитель структурного подразделения на основании представленного отделом кадров извещения об изменении не позднее 7 дней с момента получения извещения.
7.6 Информация о внесенных изменениях указывается в листе регистрации изменений (отделом кадров в оригинале положения, руководителем структурного подразделения — в копии, хранящейся в подразделении), то есть, проставляется порядковый номер изменения, дата внесения изменения, подпись лица, вносившего изменения, регистрационный номер изменения.
7.7 Руководитель структурного подразделения обязан ознакомить персонал подчиненного подразделения с изменениями положения о подразделении под роспись в листе ознакомления в течение 7 дней после получения извещения об изменении, копия листа ознакомления передается в отдел кадров и подшивается к оригиналу положения о подразделении, хранящемся в отделе кадров.
7.8 В случае необходимости корректировки более чем трех листов действующего положения, изменения не вносятся, а положение о подразделении полностью актуализируется и переутверждается. Процедура переутверждения аналогична процедуре разработки нового положения. В случае переутверждения на первом листе нового положения о подразделении после утверждающей подписи указывается взамен какого (регистрационный номер, дата) положения оно разработано (например, «Взамен положения об отделе кадров № 51-01 от 12.02.2008 года»).

8. Учет и хранение положения о подразделении

8.1 Утвержденное положение о подразделении, его электронный вариант передается в отдел кадров для регистрации не позднее 7 дней от даты утверждения. Ответственный — руководитель структурного подразделения. В случае непередачи отделу кадров электронного файла, положение о подразделении не регистрируется и не принимается на хранение.
8.2 Регистрация положения проводится отделом кадров в специальном журнале (форма в приложении Д). Кодификация положения проводится по принципу: ХХ — ААА, где ХХ — номер структурного подразделе-ния, ААА — регистрационный номер.
8.3 После регистрации подлинник положения о подразделении хранится в отделе кадров, копия передается отделом кадров в подразделение под роспись в журнале выдачи копий (форма в приложении Е) не позднее 7 дней с даты регистрации.
8.4 Утратившие силу положения о подразделении хранятся в отделе кадров в течение 1 года, затем передаются на хранение в архив предприятия с оформление описи и акта передачи.

9. Контроль соблюдения требований стандарта

9.1 Контроль соблюдения требований данной методической инструкции возлагается на отдел кадров.
9.2 В целях контроля отдел кадров проводит проверки подразделений не реже 1 раза в год с оформлением протокола проверки (протокол включает в себя данные о соблюдении требований МИ СМК 5-001 и МИ СМК 5-002, форма в приложении Ж).
9.3 Результаты проверок подразделений доводятся до сведения руководителя соответствующей службы.
9.4 В случае необходимости отклонения от требований данной методической инструкции должны быть устранены руководителем подразделения не позднее даты, указанной в протоколе проверки. В случае несоблюдения сроков устранения замечаний возможно наложение дисциплинарного взыскания на руководителя структурного подразделения.

Начальник ОК

Согласовано:

Директор по экономике

Начальник юридического отдела

Ведущий инженер по СМК

Приложения к стандарту